一键搞定！Word+Outlook群发工资条高效图文指南

使用Word、Outlook快速群发工资条详细图文教程

引言

在日常的行政管理工作中，群发工资条是一项常见且重要的任务。通过使用Word和Outlook的组合，你可以快速、准确地完成这一任务。本文将详细介绍如何使用Word和Outlook来群发工资条，并提供详细的图文教程，帮助你轻松掌握这一技能。

准备工作

在开始操作之前，你需要确保已经安装了Word和Outlook这两个软件。同时，你需要准备好员工的工资数据，包括姓名、邮箱地址和具体的工资信息。

1. 建立Excel版工资表明细

首先，新建一个Excel文件，并在文件中输入员工的工资数据。

确保在Excel表格中包含员工的姓名和邮箱地址，这些信息将用于在Outlook中发送邮件。


2. 建立Word文件

接下来，新建一个Word文件，该文件将作为工资条的模板。

根据公司的实际情况设计工资条的内容，确保Word文件中的字段在Excel工资明细表中能找到对应的数据来源。

请注意，由于每个员工的工资信息不同，所以在Word文件中需要将这些不同的地方空出来，稍后我们将通过邮件合并功能来填充这些信息。


步骤一：启动邮件合并

1. 打开Word文件

打开你创建的Word工资条模板文件。

2. 进入邮件合并功能

在Word文件上方的菜单栏中，点击“邮件”选项卡。

在邮件选项卡中，点击“开始邮件合并”按钮，然后选择“邮件合并分步向导”。


3. 选择邮件合并类型

在邮件合并分步向导中，选择“电子邮件”作为邮件合并的类型。

点击“下一步：正在启动文档”，然后选择“使用当前文档”作为电子邮件的内容。


步骤二：选择收件人

1. 使用现有列表

在邮件合并分步向导中，选择“选择收件人”并点击“下一步：选取收件人”。

在“选择收件人”选项中，选择“使用现有列表”。

点击“浏览”按钮，找到你创建的Excel工资表文件，并打开它。


2. 选择数据表

在弹出的“选择列表”窗口中，选择包含工资数据的表。

确认无误后，点击“确定”。


3. 确认收件人

在弹出的“邮件合并收件人”窗口中，你将看到所有员工的数据。

每行前边的“√”表示你选择给他发送邮件。如果你不想给某个员工发送邮件，可以取消该行前边的“√”。

确认无误后，点击“确定”。


步骤三：撰写电子邮件

1. 插入合并域

在邮件合并分步向导中，选择“下一步：撰写电子邮件”。

将鼠标光标放在Word文件中需要插入信息的位置。例如，将光标放在“姓名”字段后面。

在“撰写电子邮件”栏中，选择“其他项目”，然后在弹出的“插入合并域”窗口中选择“姓名”，并点击“插入”。


重复上述操作，将Word文件中所有需要链接的字段全部插入。

2. 检查链接

完成所有字段的插入后，仔细检查链接是否正确。

确保每个字段都正确对应了Excel工资表中的数据。

步骤四：预览和完成合并

1. 预览电子邮件

在邮件合并分步向导中，选择“下一步：预览电子邮件”。

你可以在右侧上部选择不同的员工来预览他们的邮件内容。

预览无误后，点击“下一步：完成合并”。


2. 完成合并

在“完成合并”窗口中，点击“电子邮件”。

在弹出的邮件选项